Архів – дорогоцінна скарбничка нашої історії, адже документи необхідні для оформлення чималої кількості справ, щодня потрібних у житті багатьох людей. Тож є потреба в їх зберіганні. Цінність архівних документів значима, її важко визначити. Завжди людство вдячне тим людям, які їх зберігають.

Робота архівістів – це копітка, щоденна справа. Вона залежить від того, як оформлюється і ведеться діловодство, як впорядковані справи архівних підрозділів установ, підприємств та організацій.

Архівний відділ районної державної адміністрації здійснює керівництво архівною справою на території Олександрійського району.

Протягом 2013 року робота архівного відділу була спрямована на реалізацію законодавства про архівну справу, забезпечення збереженості і загальнодоступності архівних документів, повноцінне формування Національного архівного фонду.

Комплектування відділу здійснюється документами 48 установ, організацій та підприємств Олександрійського району.

В архівному відділі налічується 77 фондів, в яких зберігається 7305 справ.

Установи, документами яких комплектується відділ, мають погоджені Положення про архівні підрозділи, Положення про експертну комісію, номенклатури справ, накази та рішення про призначення відповідального за архівний підрозділ. В кожній установі працює Експертна комісія, на засіданнях якої проводиться експертиза цінності документів, вирішуються питання щодо покращення умов зберігання документів для подальшої передачі їх на державне зберігання до архівного відділу райдержадміністрації.

Протягом 2013 року Експертно–перевірною комісією Державного архіву Кіровоградської області погоджено 21 номенклатуру справ установ, організацій та підприємств району, затверджено описи на документи 548 справ постійного зберігання та описи на документи з кадрових питань (особового складу) – в кількості 126 справ.

На виконання плану розвитку архівної справи для забезпечення збереженості документів в установах району працівниками відділу, згідно з встановленим графіком, було проведено 10 комплексних, 4 тематичні та 10 контрольних перевірок обліку формування, зберігання, ведення діловодства та організації документів в установах, підприємствах району. За результатами перевірок складено довідки.

Протягом 2013 року працівниками архівного відділу прийнято 428 справ постійного зберігання. Документи впорядковано і закартоновано, вчасно внесено зміни до облікових документів. При впорядкуванні документів постійного зберігання складено 13 передмов.

Проведено 6 засідань Експертної комісії, на яких схвалено номенклатури справ, описи на документи постійного, тимчасового терміну зберігання, на документи з кадрових питань (особового складу), акти на знищення документів, які не внесені до Національного архівного фонду.

Працівниками відділу надано 38 консультацій працівникам діловодних служб та архівних підрозділів установ, організацій, підприємств району з питань порядку видавання документів у тимчасове користування, підготовки документів для передачі їх на зберігання до архіву, веденню діловодства.

Установам, які згідно з встановленим графіком готували передачу документів на зберігання до архівного відділу, надано допомогу в складанні описів для затвердження на Експертно–перевірній комісії Державного архіву Кіровоградської області.

Протягом звітного періоду архівним відділом проведено певну роботу щодо використання архівних документів із застосуванням усіх форм інформаційного забезпечення громадян. Виконано 32 тематичних запита, видано 237 довідок соціально–правового характеру, з них на 201 запит заявники отримали позитивні відповіді.

Звіт за 2013 рік здано до Державного архіву Кіровоградської області.

Начальник архівного відділу
районної державної адміністрації
О. ГРАЧОВА